Statuts et règlements

Statuts et règlements

Adoptés lors de l’assemblée constitutive
du Réseau des grands espaces le 3 mars 2007 à Edmonton

Dernière modification lors de l’assemblée générale annuelle
du Réseau des grands espaces le 26 septembre 2010 à Winnipeg


1. NOM

Cette société, constituée le 3 mars 2007, à Edmonton, en Alberta, porte le nom de RÉSEAU DES GRANDS ESPACES (RGE).

2. TERRITOIRE

Cette société exerce son action dans les quatre provinces de l’Ouest (Manitoba, Saskatchewan, Alberta et Colombie-Britannique) et les trois territoires du nord (Nunavut, Territoires du Nord-Ouest et Yukon).

3. VISION

Le RGE est reconnu comme un espace culturel inclusif et dynamique de l’Ouest et du Nord canadiens qui favorise la diffusion, le développement durable, le rayonnement des expressions artistiques ainsi que l’accessibilité aux arts et à la culture. Il est l’intervenant incontournable et partenaire à part entière des organismes de diffusion de la francophonie

4. MISSION


Créer, mettre en place et maintenir des conditions et des mécanismes propices à la diffusion des arts de la scène professionnelle francophone dans les provinces de l’Ouest et des territoires du Nord, en favorisant le produit artistique provenant de ces mêmes provinces et territoires.

5. LANGUE

La langue d’usage du Réseau des grands espaces est le français. Les délibérations et les procès-verbaux de toutes les réunions du Réseau seront en français.

6. SIÈGE SOCIAL

Le siège social de la société est situé dans la ville de Winnipeg dans la province du Manitoba, spécifiquement à l’adresse suivante :
Monk Goodwin and Associates (Attention de Scott Lancaster)
Barristors and Solicitors
800-444, avenue St-Mary
Winnipeg (MB) R3C 3T1


7. FONCTIONS SPÉCIFIQUES DU RÉSEAU DES GRANDS ESPACES

Le Réseau des grands espaces (RGE) est appelé à agir dans plusieurs domaines au nom de ses membres.
Ses fonctions spécifiques sont les suivants :
a. Regrouper les réseaux provinciaux et les diffuseurs des provinces et territoires de l’Ouest et du Nord canadiens afin de donner une voix unie au secteur de la diffusion de l’Ouest et du Nord au niveau national et d’assurer la circulation efficace de l’information touchant le dossier de la diffusion ;
b. Articuler des messages communs pour l’ensemble du territoire et assurer la représentation des intérêts du secteur au niveau régional et fédéral ;
c. Agir comme porte-parole du territoire de l’Ouest et du Nord au sein des tables de concertation nationale, notamment à l’Alliance des réseaux de diffusion des arts de la scène (ARDAS), au Groupe de travail sur la diffusion et auprès de la Fédération culturelle canadienne-française (FCCF), Scènes francophones, etc. ;
d. Assurer une liaison et consulter, sur une base régulière, les membres sur les questions de positionnement et de financement du secteur ;
e. Faciliter l’accès des réseaux et des membres à des occasions de formation dans le secteur de la diffusion et assurer la liaison auprès des intervenants nationaux dans ce dossier ;
f. Obtenir, au nom de ses membres, l’appui financier fédéral et régional disponible et assurer la gestion financière des fonds obtenus (ex. : Les Voyagements, Fond d’accompagnement pour la circulation du théâtre, appui aux tournées, etc.) ;
g. Appuyer ses membres dans le développement de leurs saisons de spectacles, favorisant ainsi la planification de tournées structurées pour les artistes ; en fait, le RGE est la courroie de transmission d’ l’information relative à la diffusion des arts de la scène, à l’élaboration de la programmation des partenaires et à la sélection des artistes, qui relèvent toutefois entièrement de la responsabilité des diffuseurs et des réseaux provinciaux ;
h. Assurer la concertation des intervenants dans le domaine de la diffusion. ;
i. Assumer la responsabilité d’organiser le Contact Ouest avec la collaboration de ses membres en respectant la spécificité du membre hôte. Et s’assurer que les Contacts Ouest aient lieu de façon ambulante ;
j. Appuyer la participation de ses membres aux événements contact ou à tout autre événement de diffusion important dans les autres régions du Canada et ailleurs ;
k. Veiller à la saine gestion financière du RGE et du développement de l’organisme.

8. MEMBRES

Seules les personnes intéressées à promouvoir les buts de la société peuvent faire partie de celle-ci et leur candidature doit être approuvée par le conseil d’administration de la société. Le Réseau des grands espaces (RGE) offre deux catégories de membres : les membres votants, les membres diffuseurs non votants Les membres sont des organismes ou des regroupements de diffusion ou d’appui à la diffusion à but non lucratif provenant de l’Ouest et du Nord canadiens.

a. Les membres votants : les délégués officiels de chaque réseau de diffusion provincial ou territorial ou un représentant de l’association culturelle provinciale ou territoriale, soit huit (8) délégués officiels ; et deux (1) délégués officiels des regroupements artistiques professionnels de l’Ouest, c’est-à-dire l’Association des compagnies de théâtre de l’Ouest (ACTO).

b. Les membres diffuseurs non votants : tout diffuseur professionnel, communautaire ou spécialisé dans l’Ouest et le Nord canadien peut devenir membre du Réseau sans droit de vote.


9. COTISATION

Tous les membres doivent payer une cotisation annuelle, dont le montant sera fixé par l’assemblée générale annuelle. Cette cotisation doit être acquittée avant la prochaine AGA.

10. ADHÉSION

Un organisme / regroupement qui est éligible pour devenir membre peut demander le statut de membre à la société en le lui signifiant par écrit en envoyant une copie de ce document au secrétaire de la société. La demande d’adhésion doit être approuvée par 75 % des membres votants à l’Assemblée générale annuelle.


11. AMIS DU RGE

Tous individu ou organisme (ex. artistes, agents, producteurs, diffuseurs d’ailleurs que de l’Ouest et du Nord) qui s’intéresse à s’associer au RGE peut devenir Amis du RGE, avec l’approbation du conseil d’administration. Les Amis du RGE n’ont pas le droit de vote. Les Amis du RGE doivent payer une cotisation annuelle, dont le montant est fixé par l’Assemblée générale annuelle. Cette cotisation doit être acquittée dans les trente (30) jours suivant la facturation.


12. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

Composition :

L’Assemblée générale est composée de :
• Personnes déléguées officielles désignées par les membres, personnes morales de l’organisme, à raison d’une personne déléguée officielle par membres
• Membres individuels (personnes physiques)
• Amis du RGE
• Une même personne ne peut représenter plus d’un membre ou ami du RGE



13. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE, DATE ET LIEU

Il y a une assemblée générale annuelle.

Une assemblée générale annuelle des membres doit avoir lieu dans les 6 mois suivant la fin de l’année financière de l’organisme (soit le 30 septembre).

L'assemblée générale annuelle du RGE a lieu à la date et à l'endroit fixés par le conseil d’administration. À moins que le conseil d’administration du RGE n'en décide autrement, l'assemblée a lieu sur le territoire que dessert le réseau soit l’Ouest et le Nord canadiens.


14. DROITS ET POUVOIRS

Lors de chaque assemblée annuelle, l’assemblée générale doit être informée des activités de l’organisme. Elle procède à l’examen et adoption du bilan annuel, rapport financier et les perspectives. Elle ratifie les modifications aux statuts et règlements proposées par le conseil. Elle nomme les administratrices et administrateurs. Elle nomme la personne à la vérification comptable pour l’année suivante. Elle ratifie le montant de la cotisation annuelle fixée par le conseil d'administration. Elle délibère sur les rapports et propositions présentés par le conseil d'administration, le comité exécutif ou les comités formés par elle-même à cette fin, et décide de leur adoption, avec ou sans modification ou de leur rejet. Elle se prononce de façon générale sur toute question touchant le bien du Réseau des grands espaces.


15. CONVOCATION

Un avis de convocation à une assemblée générale annuelle doit être acheminé par écrit à tous les membres et aux amis du RGE trente jours avant la date de la rencontre.


16. VOIX ET DROIT DE VOTE

Chaque membre ou ami du RGE présent dispose d’une voix lors de l’Assemblée générale annuelle. Cependant, seuls les membres ont droit de vote. Le membre votant devra présenter une lettre de procuration signée par deux signataires de l’organisme ou du regroupement qu’il représente.


17. QUORUM

Le quorum pour toute assemblée générale, qu'elle soit annuelle ou extraordinaire, sera de 50 pour cent
(50 %) + 1 des membres en règles de l'organisme.

18. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

Le conseil d’administration, le conseil exécutif, la présidence ou la vice-présidence sont autorisés à convoquer une assemblée générale extraordinaire des membres. Les membres peuvent également convoquer une réunion extraordinaire sur la réquisition d’au moins 60% d’entre eux.

L’avis d’une assemblée extraordinaire doit être acheminé au moins deux semaines avant la tenue de la réunion. L’avis de convocation à une assemblée extraordinaire doit détailler la raison de la rencontre afin de permettre aux membres de former leur jugement sur la situation.




19. CONSEIL D’ADMINISTRATION

Composition
Les biens et les affaires de la société sont administrés par un conseil d'administration composé de un membre par province et territoire de l’Ouest et du Nord et d’un représentant de l’Association des compagnies de théâtre de l’Ouest (ACTO), pour un maximum de huit (8).

Chacun des représentants sera nommé tel que convenu par son organisme représentant provincial ou territorial membre du RGE, ou par, dans l’absence d’un tel organisme, les membres provenant d’une même province ou d’un même territoire. Le choix de cette personne doit être signifié par écrit au secrétaire du RGE.

Le conseil d’administration est composé des postes suivants : présidence, vice-présidence, secrétaire-trésorier et six (5) conseillers. Le représentant de l’Association des compagnies de théâtre de l’Ouest (ACTO) occupe automatiquement un poste de conseiller.

De plus, la personne au poste de direction générale est invitée permanente au conseil, sans droit de vote.


Éligibilité

Les individus éligibles aux postes d'administrateur sont les membres en règle de l'organisme et doivent être citoyens canadiens âgés de 18 ans et plus et être résident de l’Ouest ou du Nord.


Durée du mandat

Les membres du conseil d’administration sont nommés pour un terme d’un (1) an à l’Assemblée générale annuelle. Ce terme débute à compter de l’ajournement de l’Assemblée générale annuelle où il est nommé.

Un membre du Conseil d’administration sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou l’ajournement de la réunion au cours de laquelle son départ en retraite est approuvé et son successeur nommé.


Vacance

Un poste du conseil d’administration devient automatiquement vacant lorsque :

a. une résolution visant à retirer, à un membre du conseil d’administration, les responsabilités rattachées à son poste, est adoptée par les 2/3 des membres votants présents à une assemblée générale extraordinaire des membres ;

b. un membre du conseil d’administration se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire de la société ;

c. une autorité juridique compétente reconnaît qu’un membre du conseil d’administration a perdu la raison ;

d. un membre du conseil d’administration fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec des créanciers ;

e. un membre du conseil d’administration décède.

Advenant l’un des cas susmentionnés, le conseil peut combler le poste par cooptation par vote majoritaire, pour le temps qu'il reste à courir au mandat. Toutefois, il doit choisir le remplaçant d'où provient la vacance ou du même territoire, dans la mesure du possible. La procédure de cooptation peut être répétée autant de fois qu'il y a de postes vacants.

Rémunération

Un membre du conseil d’administration ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni tirer profit, directement ou indirectement, de ses fonctions. Par contre, les dépenses jugées raisonnables encourues dans l’exercice de ses fonctions lui seront remboursées. Rien dans les présents règlements ne doit empêcher un membre du conseil d’administration d’agir à titre de dirigeant de la société ou à un autre titre et d’être indemnisé pour cela.

Pouvoirs et limitation des membres du conseil d’administration


Les membres du Conseil d’administration de la société ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de la société, passer ou faire passer, au nom de celle-ci, toute espèce de contrat que la loi lui permet de
conclure et, sous réserve des prescriptions ci-après, exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que la charte ou tout autre règlement de la société.

Les membres du Conseil d’administration peuvent, à l’occasion, autoriser des dépenses au nom de la
société et permettre par résolution à un ou plusieurs dirigeants d’engager des employés et de leur verser un traitement. Ils ont le droit de conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l’intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de la société, conformément aux conditions établies par le conseil d’administration.



Le conseil d’administration est, par ce règlement, autorisé à :

a. emprunter de l’argent sur le crédit de la société ;

b. restreindre ou augmenter la somme à emprunter ;

c. émettre des obligations, débentures ou autres valeurs de la société et engager ou vendre les obligations, débentures ou autres valeurs pour les sommes et aux prix jugés opportuns ; et

d. garantir ces obligations, débentures ou autres valeurs, tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la société au moyen d’une hypothèque, d’une charte ou d’un nantissement visant l’entièreté ou une partie des biens, meubles et immeubles que la société possède à titre de propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis.

Le conseil d’administration peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à la société d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la société.

Le conseil d’administration peut nommer des représentants et embaucher des employés s’il l’estime, à l’occasion nécessaire, et ces personnes jouiront de l’autorité et rempliront les fonctions qui leur auront été dévolues par le conseil d’administration au moment de leur nomination.

20. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Les réunions du conseil d’administration seront tenues au moment et à l’endroit déterminés par les membres du conseil d’administration, pourvu que chacun des membres ait reçu, un préavis écrit au moins 14 jours avant la tenue de la réunion (pour les rencontres régulières) ou 48 heures (pour des rencontres d’urgence), cet avis peut être envoyé par courrier électronique. La documentation nécessaire pour la bonne tenue de la réunion (dans le cas d’une rencontre régulière) doit être envoyée au moins 5 jours avant la date de la réunion. Il doit se tenir au moins quatre (4) réunions du conseil d’administration par année
.
Chacun des membres du Conseil d’administration présents dispose d’une (1) voix lors de la réunion.

Le quorum pour les réunions du conseil est de la majorité (50%+1) des administrateurs en fonction.

Les réunions du conseil d’administration peuvent être tenues en personne, par téléphone, ou par tout autre moyen technologique qui permet la communication entre les membres du conseil d’administration. Le vote par téléphone, télécopieur, courriel, poste, vidéoconférence et téléconférence est admis.

21. INDEMNISATION

Un membre du conseil d’administration, un dirigeant de la société ou une personne qui agit au nom de la société ou d’une société contrôlée par elle, de même que ses héritiers, exécuteurs, membres du conseil d’administration et biens immeubles et meubles, dans cet ordre, sont au besoin et en tout temps tenus protégés et indemnisés, à même les fonds de la société :



a. de tous frais, charges et dépenses quelconques que ce membre du conseil d’administration, dirigeant ou personne ayant pris un engagement au nom de la société subit à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui ou elle en raison d’actes ou de faits accomplis ou permis par lui ou par elle dans l’exercice et pour l’acquittement de ses fonctions, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire ; et

b. de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la société ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.


22. CONSEIL EXÉCUTIF
Les membres nommés au conseil d’administration doivent se réunir pour choisir parmi eux les membres du conseil exécutif qui consistera de :
• Président
• Vice-président
• Secrétaire-trésorier

Les postes seront attribués par résolution du conseil d’administration, lors de la première réunion suivant l’assemblée générale annuelle des membres. Une même personne ne peut cumuler deux postes. De plus, une même personne ne peut occuper un même poste durant plus de quatre (4) termes consécutifs


23. FONCTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

• Président

La présidence représente le premier poste d’administrateur au sein du conseil d’administration de la société. Elle doit présider toutes les réunions de la société et du conseil d’administration. Elle est directement responsable de la gestion des affaires internes de la société et doit veiller à l’application de toutes les résolutions du conseil d’administration.

La présidence peut déléguer sa responsabilité à une autre personne selon sa discrétion et pour une période déterminée

• Vice-président

La vice-présidence doit, en cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, la remplacer en exerçant ses pouvoirs et en exécutant les autres fonctions que lui assignera à l’occasion le conseil d’administration.

• Secrétaire-trésorier
Le secrétaire-trésorier a la garde des fonds et des valeurs mobilières de la société. Il assure la tenue d’une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de la société dans des registres prévus à cet effet. Il dépose tous les fonds, valeurs mobilières et autres effets de valeur au crédit de la société dans une banque à charte ou une société de fiducie. Il confie les valeurs mobilières à un courtier en valeurs mobilières dûment enregistré que lui désignera le conseil. Il dépense les fonds de la société à la demande de l’autorité compétente en fournissant les pièces justificatives appropriées. Il rend compte de toutes les transactions effectuées et dresse un bilan de la situation financière de la société au président et aux membres du conseil d’administration lors des réunions régulières du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle ou lorsque les membres du conseil l’exigent.

Le conseil d’administration peut autoriser le secrétaire-trésorier, par résolution, à s’occuper de façon générale des affaires internes de la société sous la surveillance des membres du conseil. Le secrétaire-trésorier doit assister à toutes les réunions, y agir comme secrétaire et enregistrer tous les procès-verbaux dans les livres prévus à cet effet. Il doit donner ou faire donner des avis de convocation de toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration et exécuter toute autre fonction que pourra lui assigner le conseil d’administration ou la présidence dont il relèvera d’ailleurs. Il est chargé de la garde du sceau de la société qu’il livrera uniquement lorsque le conseil d’administration l’en autorisera par résolution aux personnes mentionnées dans la résolution.

• Conseillers

Tous les autres membres du conseil d’administration doivent remplir les fonctions qu’exigent leur mandat ou le conseil d’administration. Toutes tâches ci-haut mentionnées peuvent aussi être déléguées à la direction générale à la discrétion du conseil d’administration


24. COMITÉS
Le conseil d’administration peut nommer des comités dont le mandat des membres prendra fin lorsque le Conseil d’administration le décidera. Le conseil d’administration doit déterminer le mandat et les responsabilités de chaque comité et les rémunérations des membres s’il y a lieu.


25. SIGNATURES DE DOCUMENTS
Le conseil d’administration désigne lors de la première réunion suivant l’assemblée générale (3) signataires officiels, soit trois membres du C.A. ou deux membres du c.a. et la direction générale pour signer, au nom de la société, certains contrats, documents et tous les chèques émirent par la société. Tout chèque ou convention engageant ou favorisant la société doit être signée par deux personnes désignées par le conseil d’administration.

Le sceau de la société peut être apposé au besoin sur des contrats, documents et actes signés par un ou plusieurs signataires officiels du conseil d’administration.

26. PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMNISTRATION
Les membres ne peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d’administration. Chaque administrateur doit, par contre, en recevoir une copie.


27. EXERCICE FINANCIER

Sauf indication à l’effet contraire du conseil d’administration, l’exercice financier de la société prend fin le 31 mars de chaque année.


28. AMENDEMENTS AUX RÈGLEMENTS

Les statuts et règlements de la société ne peuvent être modifiés que par vote majoritaire des membres votants lors d’une assemblée générale annuelle. Toute modification aux règlements doit apparaître à l'avis de convocation de cette assemblée.


29. VÉRIFICATEURS

Lors de chaque assemblée générale annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes et des états financiers de la société. Il reste en fonction jusqu’à l’assemblée générale annuelle suivante, à condition que les membres du conseil d’administration puissent pourvoir à toute vacance fortuite du poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil d’administration.


30. REGISTRES

Les membres du conseil d’administration doivent veiller à la tenue de tous les registres de la société prévus par les règlements de la société ou toute loi applicable.

31. RÈGLEMENTS

Le conseil d’administration peut établir des règlements compatibles avec ceux concernant la gestion et le fonctionnement de la société et qu’il juge utiles, à condition que ces règlements n’aient d’effet que jusqu’à l’assemblée annuelle suivante des sociétaires et s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, qu’il cesse à ce moment-là d’être applicables.


32. DISSOLUTION

Dans le cas de dissolution de l'organisme, tous les biens et avoirs de l'organisme, après paiement de toutes ses dettes et obligations, doivent être distribués selon les priorités établies par l'assemblée générale


33. INTERPRÉTATION

Dans les présents règlements et dans tous les autres que la société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.

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